Kiểm tra trùng khi tạo Lead mới¶

Nguồn tài liệu

Functional / CRM / Lead Management — Phiên bản 1.0 (CRM VAN).

Mục tiêu¶

Hướng dẫn quy trình tiếp nhận Lead mới từ nhiều nguồn và cách hệ thống kiểm tra trùng trước khi Lead được xử lý tiếp — đảm bảo mỗi khách hàng chỉ có một hồ sơ chính xác, tránh nhiều nhân sự xử lý cùng một số điện thoại.

Phạm vi áp dụng¶

Áp dụng cho mọi Lead mới vào CRM Odoo từ:

Hệ thống Marketing
Tư vấn viên nhập tay
Data sự kiện / đối tác
Import Excel
Hotline, form, Zalo, website, landing page, email

Đối tượng sử dụng¶

Nhóm	Vai trò
Marketing	Tạo/import Lead từ kênh Marketing
Tư vấn viên	Nhập tay hoặc tiếp nhận khách mới
Telesale	Nhập/xử lý data sự kiện, đối tác
CRM Admin	Kiểm tra và xử lý Lead báo trùng
Quản lý	Theo dõi chất lượng dữ liệu Lead

Tổng quan quy trình¶

Kiểm tra trùng dựa trên số điện thoại (sau chuẩn hóa). Hệ thống kiểm tra trong Lead và Contact. Nếu trùng → đánh dấu trùng, khóa Lead để CRM Admin xử lý.

flowchart TD
    A[Nguồn đầu vào] --> B[Tạo Lead mới]
    B --> C[Tình trạng: Mới]
    C --> D{Kiểm tra SĐT}
    D --> E[Module Lead]
    D --> F[Module Contact]
    E --> G{Trùng?}
    F --> G
    G -->|Không| H[Tiếp tục xử lý Lead]
    G -->|Có| I[Báo trùng + Khóa Lead]
    I --> J[CRM Admin kiểm tra]

Dữ liệu đầu vào¶

Nguồn tạo Lead¶

Nguồn	Cách đưa vào	Người phụ trách
Marketing	Tự động import	Marketing / CRM Admin
Tư vấn viên	Nhập tay	Tư vấn viên
Sự kiện / Đối tác	Import Excel	Marketing / Telesale / CRM Admin
Hotline	Nhập tay / tích hợp	Tư vấn viên / Telesale
Website / Landing / Fanpage	Tự động import	Marketing
Zalo / Email	Tự động hoặc nhập tay	Marketing / Tư vấn viên

Trường bắt buộc khi tạo Lead¶

Trường	Bắt buộc	Ghi chú
Tên khách hàng	Có	Ghi theo thông tin khách cung cấp
Số điện thoại	Có	Dữ liệu chính để kiểm tra trùng
Nguồn Lead	Có	Website, Zalo, Hotline, Event, Partner…
Nhu cầu	Có	Khách quan tâm dịch vụ gì
Thị trường	Có	Ví dụ: USA, CAD, AUS
Chi nhánh / VP tư vấn	Có	Phân tuyến xử lý
Người phụ trách	Tùy quy trình	Gán tự động hoặc sau

Tình trạng mặc định khi Lead mới vào hệ thống: Mới.

Nguyên tắc kiểm tra trùng¶

Chuẩn hóa số điện thoại¶

Các dạng sau phải được nhận là cùng một số:

0901234567
+84 901 234 567
84 901 234 567

Phạm vi kiểm tra¶

Module Lead
Module Contact

Kết quả¶

Kết quả	Hành động hệ thống
Không trùng	Giữ Mới, tiếp tục xử lý
Trùng trong Lead	Đánh dấu trùng, khóa — Admin kiểm tra
Trùng trong Contact	Đánh dấu trùng, khóa — Admin kiểm tra

Hướng dẫn theo nguồn Lead¶

Lead từ Marketing¶

Lead tự động import (website, landing, Zalo, email, campaign, form…). Người dùng không cần tạo tay nhưng cần theo dõi Lead được phân công.

Lead từ Tư vấn viên¶

CRM › Lead › Mới
Nhập thông tin, SĐT, nguồn Lead
Lưu → hệ thống tự kiểm tra trùng
Không trùng → Lead Mới, xử lý tiếp
Trùng → báo trùng, Lead bị khóa

Lead từ sự kiện / đối tác (Excel)¶

Kiểm tra format file
Import vào CRM
Tình trạng Mới → kiểm tra trùng SĐT

Chuẩn bị file import

Mỗi dòng một khách
SĐT không để trống
Không gộp nhiều SĐT một ô
Có cột Nguồn Lead
Kiểm tra lỗi định dạng trước khi import

Đọc màn hình danh sách Lead¶

Cột	Ý nghĩa
Lead	Tên Lead
Tên liên hệ	Tên khách nhập
SĐT khách hàng	Số dùng kiểm tra trùng
Nhu cầu / Thị trường	Phân loại tư vấn
VP tư vấn / Nhân viên / Đội ngũ	Phân công
Duplicate	Kết quả kiểm tra trùng
Created on	Ngày tạo
Tình trạng	Trạng thái xử lý
Qualify Lead	Trạng thái qualify

Cột Duplicate¶

Giá trị	Ý nghĩa
Không trùng	SĐT chưa có trong Lead/Contact
Trùng	SĐT đã tồn tại — không xử lý tiếp cho đến khi Admin duyệt

Xử lý khi Lead bị trùng¶

Hệ thống¶

Đánh dấu trùng
Khóa Lead — không qualify/xử lý khi chưa Admin kiểm tra
Giữ thông tin nguồn để đối chiếu

Người dùng¶

Báo CRM Admin
Chờ kết quả — không tự xử lý Lead trùng

CRM Admin kiểm tra¶

Trùng Lead/Contact nào, ai phụ trách, trạng thái cũ
Nguồn và thông tin bổ sung của Lead mới

Trường hợp	Hướng xử lý
Trùng hoàn toàn Lead cũ	Không tạo mới; cập nhật ghi chú nếu cần
Lead mới có thông tin bổ sung	Gộp/cập nhật hồ sơ hiện có
Lead cũ lâu không xử lý	Rà soát phân công theo quy định
Trùng Contact đã là khách	Cập nhật lịch sử Contact/Opportunity
SĐT nhập sai	Sửa SĐT nếu có bằng chứng rõ

Lỗi thường gặp¶

Lỗi	Nguyên nhân	Cách xử lý
Lead trùng vẫn bị xử lý	Chưa hiểu cột Duplicate	Dừng xử lý, báo Admin
Không phát hiện trùng	SĐT sai định dạng	Chuẩn hóa lại SĐT
Một khách nhiều Lead	Import nhiều nguồn	Admin gộp dữ liệu
Import thiếu SĐT	File thiếu trường bắt buộc	Bổ sung trước import
Không biết trùng hồ sơ nào	Thiếu quyền xem	Báo CRM Admin

Checklist người dùng¶

[ ] Lead có số điện thoại
[ ] Có nguồn Lead rõ ràng
[ ] Tình trạng là Mới
[ ] Đã xem cột Duplicate
[ ] Nếu Trùng: dừng xử lý và báo CRM Admin

Bài thực hành (Training)¶

Bài 1 — Tạo Lead nhập tay: Tạo Lead, kiểm tra Tình trạng = Mới và cột Duplicate.

Bài 2 — Nhận biết Lead trùng: Tìm Lead có Duplicate = trùng, ghi nhận Lead bị khóa, báo Admin — không tự xử lý.

Xem tiếp: Thao tác chung CRM | Tạo Lead và Qualified Lead | Leads và Cơ hội