Bỏ qua

Tạo Lead mới và đánh giá Qualified Lead

Nguồn tài liệu

Functional / CRM / Lead Management — Phiên bản 1.0 (CRM VAN — 04_Create_Lead_And_Qualified_Lead).

Mục tiêu

Tài liệu hướng dẫn TVV cách nhận Lead mới để xử lý, tạo Lead mới hoàn toàn khi khách chưa có trên hệ thống, cập nhật đúng loại khách hàng sau khi liên hệ, nhập đầy đủ trường bắt buộc và đánh giá chất lượng Lead trước khi chuyển thành cơ hội.

Mục tiêu chính: ghi nhận đúng thông tin khách hàng, xác định đúng khả năng tư vấn và chỉ chuyển cơ hội đối với Lead đạt tiêu chí.

Vị trí trong quy trình CRM

Quy trình này thực hiện khi Lead mới đi vào hệ thống hoặc khi TVV chủ động tạo Lead cho khách chưa có trên CRM.

Nếu TVV tạo Lead bằng tay, cần tìm số điện thoại trong Lead, Cơ hộiContact trước khi tạo — xem Thao tác chung CRMKiểm tra trùng Lead.

Lognote / Ghi chú

Sau mỗi phiên làm việc với khách, TVV bắt buộc ghi lại toàn bộ nội dung CSKH bằng Lognote/Ghi chú trên CRM (cuộc gọi, tin nhắn, Zalo, tư vấn, follow-up, bước tiếp theo). Lịch sử này đi theo khách từ Lead → cơ hội → đơn hàng và là căn cứ chính thức khi xác minh tranh chấp.

flowchart TD
    A[Lead vào CRM hoặc TVV tạo Lead mới] --> B[Kiểm tra trùng]
    B --> C[Nhận Lead / Tạo Lead — Tình trạng Mới]
    C --> D[TVV liên hệ khách hàng]
    D --> E[Cập nhật loại KH + trường bắt buộc]
    E --> F[Đánh giá Qualified Lead]
    F --> G[Đánh giá điểm sao]
    G --> H{Đủ 2 sao + Đã xác minh?}
    H -->|Có| I[Pop-up chuyển cơ hội]
    H -->|Không| J[Tiếp tục tư vấn]

Đối tượng sử dụng

Nhóm người dùng Vai trò
Tư vấn viên Liên hệ khách, cập nhật thông tin, đánh giá Lead
Marketing Theo dõi chất lượng Lead từ nguồn Marketing
Telesale Xác minh thông tin ban đầu nếu có
CRM Admin Hỗ trợ kiểm tra dữ liệu và cấu hình quy tắc
Quản lý Theo dõi Lead qualified và hiệu quả chuyển đổi

Nhận Lead mới để xử lý

Loại khách hàng mặc định

Khi Lead mới vào hệ thống, Loại khách hàng mặc định là Khách hàng. Đây chỉ là giá trị ban đầu — sau khi TVV liên hệ và xác minh, phải điều chỉnh lại cho chính xác.

Mở trang làm việc với Lead

TVV vào CRM › Lead để mở danh sách Lead cần xử lý.

Đối với user là TVV:

  • Nhìn thấy Lead của chính mình.
  • Nhìn thấy Lead của VP/chi nhánh được phân quyền.
  • Nếu Lead có Nhân viên kinh doanh là VP chung (chưa gán tên NV cụ thể), TVV cần lấy Lead về mình trước khi xử lý.

Lấy Lead VP về xử lý

  1. Tích chọn các Lead muốn lấy về.
  2. Chọn một ô đại diện trong cột Nhân viên kinh doanh.
  3. Cập nhật Nhân viên kinh doanh thành tên TVV phụ trách.
  4. Xác nhận thay đổi.
  5. Mở Lead để tiếp tục liên hệ.

Liên hệ khách hàng từ Lead

  1. Kiểm tra số điện thoại và mã quốc gia.
  2. Chọn đúng nút Gọi theo số cần liên hệ (VN / US / quốc tế).
  3. Nếu không liên hệ được qua cuộc gọi, dùng nút SMS gửi tin chờ tư vấn.
  4. Ghi Lognote/Ghi chú kết quả liên hệ.

Lưu ý khi gọi

  • Không gọi nhầm số VN/Mỹ nếu Lead có nhiều số.
  • Khách không nghe máy → ghi lịch sử và tạo activity follow-up nếu cần.

Bắt buộc ghi Lognote sau mỗi phiên làm việc

Nội dung cần ghi:

  • Đã gọi số nào, khách có nghe máy hay không.
  • Đã gửi SMS/Zalo hay chưa.
  • Khách phản hồi nội dung gì.
  • Nội dung tư vấn hoặc thông tin đã xác minh.
  • Lý do hẹn liên hệ lại hoặc ngừng chăm sóc.
  • Bước xử lý tiếp theo.

Cập nhật thông tin sau khi liên hệ

  1. Kiểm tra và cập nhật Loại khách hàng.
  2. Cập nhật tên, giới tính, email nếu có.
  3. Kiểm tra SĐT và mã quốc gia.
  4. Cập nhật VP tư vấn, nhu cầu, thị trường, nguồn.
  5. Cập nhật Nhân viên kinh doanh.
  6. Cập nhật Tình trạng lead.
  7. Cập nhật Edupath Tags nếu đã xác minh.
  8. Lưu Lead.

Nếu hệ thống báo trùng hoặc Lead bị khóa → xử lý theo mục Xử lý Lead trùng hoặc Contact đã có bên dưới.

Quy định cập nhật tình trạng Lead

Tình trạng lead Khi nào sử dụng Lưu ý thao tác
Mới Lead mới vào hệ thống Chỉ giữ Mới khi chưa gọi, nhắn tin hoặc xử lý nào đến khách
Liên hệ sau Khách chưa nghe máy / chưa phản hồi, vẫn cần follow-up Gọi: tối thiểu 3 cuộc không nghe máy. Zalo: kết bạn + nhắn 3 tin, mỗi tin cách 24 giờ, chưa phản hồi → giữ Liên hệ sau
Đã xác minh Đã gặp hoặc trao đổi được với khách để xác minh Không chọn chỉ vì đã gọi hoặc nhắn tin
Ngừng chăm sóc Không tiếp tục follow-up Bắt buộc chọn thêm Lý do mất
Close Khách rác / dữ liệu không hợp lệ Số sai, không tín hiệu, dữ liệu rác

Note

  • Mỗi lần gọi, nhắn, Zalo hoặc trao đổi → ghi Lognote.
  • Ngừng chăm sóc phải có Lý do mất.

Tạo Lead mới hoàn toàn

Khi nào tạo?

TVV tạo Lead mới hoàn toàn khi khách chưa có dữ liệu phù hợp trên hệ thống:

  • Khách gọi trực tiếp cho TVV.
  • Khách nhắn tin riêng / được giới thiệu trực tiếp.
  • Chưa có Lead, Contact hoặc cơ hội phù hợp trên CRM.

Kiểm tra trước khi tạo

Tìm kiếm trên hệ thống:

  1. Module Lead.
  2. Module Cơ hội.
  3. Module Contact.

Chi tiết cách tìm theo SĐT, tên, email: Kiểm tra trùng Lead.

Nếu đã có Lead / Contact / cơ hội phù hợp → không tạo mới hoàn toàn.

Các bước tạo Lead mới hoàn toàn

  1. CRM › Lead › Mới.
  2. Nếu khách chưa có trên hệ thống → nhập tại trường Tên liên hệ.
  3. Nhập SĐT, mã quốc gia, nhu cầu, thị trường, VP tư vấn, nguồn, NVKD.
  4. Kiểm tra Loại khách hàng mặc định = Khách hàng.
  5. Lưu → liên hệ bằng Gọi hoặc SMS → cập nhật thông tin như quy trình nhận Lead mới.

Nếu sau khi lưu bị báo trùng → không tạo lại nhiều lần; kiểm tra Contact hoặc báo CRM Admin.


Xử lý Lead trùng hoặc Contact đã có

Tạo Lead từ Contact đã tồn tại

Áp dụng khi khách phát sinh nhu cầu mới nhưng SĐT đã có trong Contact.

  • Nếu Contact đã tồn tại → chọn Contact tại trường Tên khách hàng.
  • Không nhập vào Tên liên hệ như khách mới hoàn toàn nếu Contact đã có.
  • Muốn tạo cơ hội mới trực tiếp từ Contact → xem Pipeline CRM.
Khách phát sinh nhu cầu mới → Contact đã tồn tại
→ Tạo Lead mới hoàn toàn cùng SĐT → Hệ thống báo trùng và khóa Lead

Hai hướng xử lý

Trường hợp 1 — Lead từ hệ thống / import tự động

  • Lead trùng Contact có thể bị khóa, user thường không thấy.
  • Không tạo lại Lead nhiều lần cùng SĐT.
  • Ghi nhận thông tin → báo CRM Admin kiểm tra.

Trường hợp 2 — TVV chủ động tạo khi khách liên hệ trực tiếp

Kiểm tra Lead, Contact (và khuyến nghị thêm Cơ hội).

Tình huống Xử lý
SĐT đã có trong Lead Không tạo mới → báo Admin chuyển Lead về đúng người phụ trách
SĐT đã có trong Contact Tạo Lead mới → trường Tên khách hàngTìm kiếm thêm → dán SĐT → chọn Contact → nhập thông tin còn thiếu → Lưu

Phân biệt Tên liên hệTên khách hàng

Trường Khi nào dùng Ý nghĩa
Tên liên hệ Tạo Lead mới hoàn toàn Liên hệ mới chưa có trên hệ thống
Tên khách hàng Contact đã có Chọn khách đã tồn tại → Lead hợp lệ

Warning

Nhập vào Tên liên hệ trong khi SĐT đã tồn tại → hệ thống có thể báo trùng và khóa Lead.

Vì sao cần cập nhật loại khách hàng?

Mỗi loại có cách nhập liệu khác nhau. Chọn sai → dữ liệu CRM sai, ảnh hưởng tư vấn và báo cáo.

Ví dụ Loại
Người có nhu cầu trực tiếp du học/định cư/dịch vụ Khách hàng
Phụ huynh / người liên hệ thay Người đại diện
Agent / đơn vị giới thiệu khách Đối tác

Các loại khách hàng

1. Khách hàng

Người trên Lead là khách hàng chính hoặc có nhu cầu trực tiếp.

Trường Ghi chú
Tên khách hàng / Tên liên hệ Họ tên khách chính — dùng Tên liên hệ khi tạo Lead mới hoàn toàn; Tên khách hàng khi chọn Contact có sẵn
Giới tính Sau khi xác minh
Email khách hàng Nếu có
SĐT / Mã quốc gia Đúng format
VP tư vấn, Nhu cầu, Thị trường Bắt buộc
Nhân viên kinh doanh, Nguồn, Tình trạng Theo quy trình
Edupath Tag Đánh giá chất lượng

2. Người đại diện

Người liên hệ không phải khách chính (bố/mẹ, người thân, người bảo hộ…).

Trường Ghi chú
Loại khách hàng Người đại diện
Mối quan hệ Bố/Mẹ, Anh/Chị, Người thân…
Họ và tên, Giới tính, Email, SĐT Người đại diện
Thông tin khách hàng chính Bổ sung khi đã xác minh

3. Đối tác

Lead từ đối tác hoặc người/đơn vị giới thiệu khách.

Trường Ghi chú
Loại khách hàng Đối tác
Tên đối tác, SĐT, Email Liên hệ đối tác
Nguồn, Ghi chú Khách được giới thiệu / bối cảnh hợp tác

Phân biệt rõ thông tin đối táckhách được giới thiệu.


Các trường bắt buộc

Trường bắt buộc Mục đích
Giới tính Thông tin cá nhân cơ bản
SĐT / Mã quốc gia Liên hệ + kiểm tra trùng
VP tư vấn Đơn vị phụ trách tư vấn
Nhu cầu Dịch vụ khách quan tâm
Thị trường Quốc gia / thị trường
Nhân viên kinh doanh Người phụ trách
Nguồn Hiệu quả từng nguồn Lead
Tình trạng Trạng thái xử lý Lead
Edupath Tag Đánh giá chất lượng Lead qualified

Edupath Tag

Edupath Tag Ý nghĩa
Tài chính Khách có khả năng / điều kiện tài chính phù hợp
Năng lực hồ sơ Hồ sơ / năng lực phù hợp
Thời điểm Thời điểm dự kiến phù hợp triển khai
Mục tiêu Mục tiêu rõ ràng

Đánh giá Qualified Lead

Sau khi liên hệ, TVV cập nhật đúng Tình trạng lead. Nếu Ngừng chăm sóc → chọn thêm Lý do mất.

Dựa trên Tình trạng leadLý do mất, automation tự đánh giá Lead thuộc New, Not Qualified hoặc Qualified. Người dùng không tự phân loại thủ công khi automation đã cấu hình.

Dữ liệu Người cập nhật Mục đích
Tình trạng lead TVV Tình trạng xử lý thực tế
Lý do mất TVV Bắt buộc khi Ngừng chăm sóc
Edupath Tag TVV Chất lượng Lead + tính điểm sao
Trạng thái Qualified Lead Ý nghĩa
New Lead mới, chưa xử lý hoặc vẫn ở tình trạng mới
Not Qualified Liên hệ sau / Close / Ngừng chăm sóc — không đủ điều kiện tiếp tục tư vấn
Qualified Đã xác minh / đủ thông tin để đánh giá tiếp

Quy tắc phân loại Lead

1. New

  • Lead vừa tạo, chưa liên hệ khách.
  • Chưa cập nhật tình trạng xử lý khác.

2. Not Qualified

Tình trạng liên quan: Close, Liên hệ sau, Ngừng chăm sóc.

Lý do Mô tả
Không nghe máy Gọi nhiều lần không liên lạc được
Không có nhu cầu ngay từ đầu Khách xác nhận không có nhu cầu
Trùng Trùng Lead hoặc Contact
Chọn đơn vị khác Khách đã chọn đơn vị tư vấn khác

Ngừng chăm sóc → bắt buộc Lý do mất → automation phân loại.

3. Qualified

Lead đã xác minh hoặc xử lý đủ thông tin để tiếp tục đánh giá.

Có thể Qualified khi:

  • Đã xác minh thông tin khách hàng.
  • Đã gặp hoặc trao đổi được với khách hàng.
  • Đã xác định được nhu cầu.
  • Đã có đủ dữ liệu để đánh giá chất lượng Lead.
  • Ngừng chăm sóc sau khi đã tư vấn nhưng không tiếp tục vì lý do cụ thể.

Lý do Ngừng chăm sóc nhưng vẫn thuộc nhóm Qualified (ví dụ):

Lý do Mô tả
Chọn đơn vị khác do giá Khách đã chọn đơn vị tư vấn khác
Tài chính không phù hợp Chưa đáp ứng tài chính
Đã tư vấn, không phản hồi Khách chưa có kế hoạch hoặc im lặng
Chương trình không phù hợp CT không khớp nhu cầu / điều kiện
Thời gian chưa phù hợp Chưa đúng thời điểm
Tìm hiểu cho biết Chưa có nhu cầu thực

Đánh giá điểm Qualified và chuyển cơ hội

Hệ thống dựa trên Edupath Tag để tính số sao. Khi đủ điều kiện, automation hiển thị pop-up chuyển cơ hội — TVV nhập thông tin trước khi tạo cơ hội chính thức.

Quy tắc chấm sao

Mức sao Điều kiện Edupath Tag Ý nghĩa
0 sao Chỉ Mục tiêu hoặc Thời điểm Thông tin ban đầu, chưa đủ mạnh
1 sao Tài chính hoặc Năng lực hồ sơ Một tiêu chí quan trọng
2 sao Có cả Tài chínhNăng lực hồ sơ Đủ điều kiện xem xét chuyển cơ hội
3 sao Đủ 4 tag Chất lượng cao

Điều kiện hiện pop-up chuyển cơ hội

Pop-up chỉ hiện khi cả hai:

  1. Tình trạng lead = Đã xác minh.
  2. Mức sao ≥ 2 sao (có Tài chính + Năng lực hồ sơ).

3 sao = đủ điều kiện lý tưởng (đủ 4 tiêu chí ra đơn hàng).

Theo tài liệu CRM VAN, pop-up cũng hiện khi Lead đạt 2 sao hoặc 3 sao (có Tài chính + Năng lực hồ sơ).

Tiêu chí chuyển cơ hội

Ngoài điều kiện sao và Đã xác minh, Lead nên chuyển cơ hội khi có tối thiểu:

  • Tên khách hàng và số điện thoại.
  • Đã đúng chức năng sau 2–3 cuộc gọi tư vấn.
  • Khách tương tác sau khi chuyển hợp đồng mẫu hoặc tư vấn chuyên sâu.
  • Khách lên văn phòng.
  • Test tiếng Anh (nếu chương trình yêu cầu).
  • Khách có nhu cầu tham gia chương trình trong năm.

Thao tác khi pop-up hiển thị

Nhập đầy đủ trên pop-up Convert to Opportunity:

Trường trên pop-up Ghi chú
Nhân viên kinh doanh Người phụ trách cơ hội
Đội ngũ kinh doanh Team xử lý
Nhu cầu thực tế Nhu cầu đã xác minh
Chương trình tư vấn Theo bảng giá
Năm chương trình Năm kinh doanh công ty (vd. 09/2025–08/2026 → 2026)
Ngày chốt dự kiến Thời điểm dự kiến chốt
Customer Tạo mới hoặc liên kết khách theo tình huống

Sau khi nhập đủ → chọn Tạo cơ hội.

Nhu cầu, Chương trình, Thị trường

Ba thông tin phải khớp bảng giá — chọn sai có thể không tìm được đơn giá khi tạo báo giá.

Trường hợp TVV tắt pop-up

Khi Lead đã đủ điều kiện, không nên tắt pop-up. Nếu tắt mà chưa chuyển cơ hội → mở lại Lead → pop-up tiếp tục hiện.

Hệ thống báo lỗi thiếu thông tin chuyển cơ hội

Bấm Convert to Opportunity thủ công khi chưa đủ 2 sao → bảng lỗi. Kiểm tra:

Nội dung Cách xử lý
Chưa Đã xác minh Cập nhật tình trạng đúng kết quả liên hệ
Chưa đạt 2 sao Rà lại Edupath Tag
Thiếu Tài chính / Năng lực hồ sơ Xác minh và cập nhật tag nếu đúng

Các bước thực hiện trên Odoo

Bước 1 — Nhận Lead mới

CRM › Lead → kiểm tra NVKD → nếu VP chung → lấy Lead về tên TVV → mở Lead xử lý.

Bước 2 — Liên hệ khách

Kiểm tra SĐT + mã quốc gia → Gọi / SMS → ghi Lognote.

Bước 3 — Cập nhật và lưu Lead

Xác định loại KH → cập nhật trường → Tình trạngEdupath TagsLưu. Trùng/khóa → xử lý Contact hoặc báo Admin.

Bước 4 — Tạo Lead mới hoàn toàn

Kiểm tra Lead / Cơ hội / Contact → nếu chưa có → MớiTên liên hệ → các trường bắt buộc → Lưu → liên hệ như Bước 2–3.

Bước 5 — Tạo Lead từ Contact đã có

MớiTên khách hàngTìm kiếm thêm → chọn Contact → nhập thông tin còn thiếu → Lưu.

Bước 6 — Cập nhật loại khách hàng

Khách hàng / Người đại diện / Đối tác + trường tương ứng.

Bước 7 — Trường bắt buộc

Giới tính, SĐT+mã QG, VP tư vấn, Nhu cầu, Thị trường, NVKD, Nguồn, Tình trạng, Edupath Tag.

Bước 8 — Đánh giá Qualified Lead

Cập nhật tình trạng + lý do mất (nếu có) → Edupath Tag → Lưu → automation phân loại → kiểm tra số sao.

Bước 9 — Chuyển cơ hội

Đã xác minh + ≥ 2 sao → pop-up → nhập đủ thông tin → Tạo cơ hội. Xem Pipeline CRM.


Kết quả mong đợi

  • Lead mới có loại KH mặc định Khách hàng; TVV cập nhật đúng sau liên hệ.
  • TVV biết nhận Lead VP/nhóm chung, gọi đúng số VN/US, dùng SMS, ghi Lognote đầy đủ.
  • Kiểm tra trùng trước khi tạo; Tên liên hệ (mới) vs Tên khách hàng (Contact có sẵn).
  • Trường bắt buộc đầy đủ; automation đánh giá New / Not Qualified / Qualified đúng.
  • Lead Đã xác minh + ≥ 2 sao + đủ tiêu chí chuyển cơ hội → pop-up; nhập đủ thông tin trước khi tạo.

Lỗi thường gặp

Lỗi Nguyên nhân Cách xử lý
Tạo Lead mới bị báo trùng Contact Nhập Tên liên hệ khi Contact đã có Chọn Contact tại Tên khách hàng
Không tạo được Lead từ Contact trống Contact import cũ, chưa có cơ hội Chọn Tên khách hàng; vẫn lỗi → báo Admin
Khách đã có Lead nhưng vẫn tạo thêm Chưa kiểm tra module Lead Tìm SĐT trong Lead → báo Admin chuyển phụ trách
Không đổi loại KH sau liên hệ Giữ mặc định Khách hàng Xác minh vai trò → đổi loại
Thiếu mã quốc gia SĐT chưa đủ format Bổ sung VN, US…
Sai số sao Thiếu/sai Edupath Tag Rà 4 tag
Không hiện pop-up chuyển cơ hội Chưa Đã xác minh hoặc chưa 2 sao Cập nhật tình trạng + tag
TVV tắt pop-up Chưa tạo cơ hội Mở lại Lead → pop-up hiện lại
Ngừng chăm sóc không có lý do mất Quên chọn Bổ sung Lý do mất
Not Qualified nhưng không có lý do Quên nhập lý do / lý do mất Cập nhật lý do rõ ràng trước khi đóng
Chuyển cơ hội khi chưa đủ điều kiện Chưa xác minh, chưa 2 sao hoặc chưa đủ tiêu chí nghiệp vụ Tiếp tục tư vấn; cập nhật tag/tình trạng
Chuyển cơ hội quá sớm Chưa đủ 2–3 cuộc gọi hoặc chưa tương tác thực tế Tiếp tục theo tiêu chí chuyển cơ hội
Automation phân loại sai Tình trạng / lý do mất chưa đúng Kiểm tra lại → báo Admin nếu vẫn sai

Checklist TVV

  • [ ] Đã mở đúng danh sách Lead được phân quyền
  • [ ] Lead VP/nhóm chung → đã lấy về đúng NVKD
  • [ ] Đã kiểm tra SĐT + mã quốc gia trước khi Gọi (VN / US / quốc tế)
  • [ ] Đã ghi Lognote đủ nội dung CSKH
  • [ ] Đã kiểm tra SĐT trong Lead, Cơ hội, Contact
  • [ ] Tạo mới: Tên liên hệ (chưa có Contact) hoặc Tên khách hàng (Contact có sẵn)
  • [ ] Lead không trùng; tình trạng ban đầu Mới
  • [ ] Đúng loại khách hàng + trường bắt buộc + Edupath Tag
  • [ ] Tình trạng lead + Lý do mất (nếu Ngừng chăm sóc)
  • [ ] Đã kiểm tra số sao
  • [ ] Đủ tiêu chí chuyển cơ hội (2–3 cuộc gọi, tương tác thực tế, lên VP, test TA…)
  • [ ] Pop-up chuyển cơ hội: nhập đủ NVKD, team, nhu cầu thực tế, chương trình, năm CT, ngày chốt
  • [ ] Tạo cơ hội khi đủ điều kiện

Bài thực hành training

Bài Nội dung
1 Nhận Lead VP về xử lý — cập nhật NVKD
2 Liên hệ từ Lead — Gọi đúng số, SMS, Lognote, cập nhật Lead
3 Tạo Lead mới hoàn toàn — kiểm tra 3 module, Tên liên hệ, trường bắt buộc
4 Tạo Lead từ Contact có sẵn — Tên khách hàng, không trùng/khóa
5 Đổi loại Người đại diện — mối quan hệ, họ tên, SĐT
6 Edupath Tag và điểm sao 0/1/2/3
7 Pop-up chuyển cơ hội — Đã xác minh + 2 sao, nhập pop-up, Tạo cơ hội
8 Convert khi chưa 2 sao — đọc bảng lỗi, bổ sung tag thiếu
9 tiêu chí chuyển cơ hội — 2–3 cuộc gọi, HĐ mẫu, lên VP, test TA

Xem lại: Thao tác chung CRM | Kiểm tra trùng Lead | Pipeline cơ hội | Báo giá & đơn hàng