Chương III — Pipeline (Cơ hội)

Nguồn tài liệu

Chức năng / CRM / Opportunity Management — Phiên bản 2.0 (CRM VAN — ChuongIII_Co_hoi). Bản 1.0 được lưu trữ trong mục Kỹ Thuật và chỉ dành cho quản trị viên.

I. Giới thiệu

1. Mục đích

Sau khi Lead được xác minh và đạt đủ điều kiện chuyển thành Cơ hội (Opportunity), TVV bắt đầu quản lý khách hàng trên My Pipeline theo toàn bộ quy trình bán hàng.

Trong chương này, TVV được hướng dẫn:

• Chuyển Lead thành Cơ hội.
• Cập nhật đầy đủ thông tin khi tạo Cơ hội.
• Quản lý và cập nhật các giai đoạn của Cơ hội.
• Theo dõi quá trình tư vấn, báo giá và ký hợp đồng.
• Xử lý các trường hợp Thành công, Thất bại và tạo Cơ hội tiếp theo.

Nguyên tắc cốt lõi

Cơ hội đầu tiên của khách hàng chỉ được tạo bằng cách chuyển đổi từ Lead (Convert to Opportunity). Quy định về Cơ hội tiếp theo xem Mục V — Quy tắc tạo Cơ hội tiếp theo.

2. Đối tượng sử dụng

Nhóm người dùng	Vai trò
Tư vấn viên	Xử lý cơ hội và cập nhật pipeline
Quản lý kinh doanh	Theo dõi pipeline, tiến độ và kết quả
CSKH	Tiếp nhận các trường hợp thất bại hoặc cần chăm sóc lại

---

II. Chuyển Lead thành Cơ hội

1. Điều kiện chuyển Cơ hội

Lead phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tình trạng Lead là Đã xác minh.
• Đạt tối thiểu 2 sao.
• Có Tag Mục tiêu (Goal), Năng lực hồ sơ, Tài chính (Finance).
• Đã cập nhật đầy đủ thông tin khách hàng.

Hình 3.1 — Lead đủ điều kiện chuyển cơ hội.

Khi đáp ứng đầy đủ điều kiện, hệ thống hiển thị cửa sổ Convert to Opportunity.

2. Quy trình chuyển Cơ hội

Hình 3.2 — Quy trình chuyển Cơ hội.

Lead Đã xác minh
    → Đạt từ 2 sao
    → Hệ thống hiển thị pop-up Convert to Opportunity
    → TVV nhập đầy đủ thông tin
    → Tạo Cơ hội thành công
    → Bắt đầu quản lý trên Pipeline

3. Thao tác khi cửa sổ Convert to Opportunity hiển thị

TVV cần kiểm tra và nhập đầy đủ thông tin trước khi chọn Tạo cơ hội.

Hình 3.3 — Pop-up chuyển Cơ hội.

Trường thông tin	Ý nghĩa
Nhân viên kinh doanh	Người phụ trách Cơ hội
Đội ngũ kinh doanh	Team xử lý
Nhu cầu thực tế	Nhu cầu đã xác minh sau tư vấn
Chương trình tư vấn	Chương trình phù hợp với khách hàng
Năm chương trình	Năm kinh doanh áp dụng
Ngày chốt dự kiến	Thời điểm dự kiến ký hợp đồng
Customer	Chọn hoặc liên kết khách hàng

Hình 3.4 — Nhập thông tin trên pop-up chuyển Cơ hội.

4. Kết quả sau khi tạo Cơ hội

• Lead kết thúc giai đoạn quản lý.
• Hệ thống tạo một Opportunity mới và đưa vào Pipeline.
• TVV tiếp tục cập nhật tiến độ tư vấn theo từng giai đoạn của Pipeline.

Hình 3.5 — Kết quả chuyển Cơ hội.

5. Trường hợp TVV đóng pop-up

Không đóng pop-up khi chưa tạo Cơ hội

Khi cửa sổ Convert to Opportunity xuất hiện, TVV cần hoàn tất việc tạo Cơ hội ngay để khách hàng được đưa vào Pipeline xử lý.

Nếu TVV đóng cửa sổ mà chưa tạo Cơ hội:

• Lead vẫn được hệ thống ghi nhận đủ điều kiện chuyển Cơ hội.
• Opportunity chưa được tạo.
• Khi mở lại Lead, cửa sổ Convert to Opportunity tự động hiển thị lại.

Cửa sổ chỉ ngừng hiển thị khi TVV tạo Cơ hội thành công, hoặc Lead không còn đáp ứng điều kiện chuyển Cơ hội.

Mục đích là tránh bỏ sót các Lead đã đủ điều kiện nhưng chưa được đưa vào Pipeline.

6. Các lỗi thường gặp

Nếu TVV chọn Convert to Opportunity nhưng Lead chưa đủ điều kiện, hệ thống hiển thị thông báo lỗi.

Nội dung	Cách xử lý
Lead chưa ở trạng thái Đã xác minh	Cập nhật đúng tình trạng Lead
Chưa đạt 2 sao	Tiếp tục đánh giá khách hàng
Thiếu Tag Mục tiêu	Cập nhật Tag
Thiếu Tag Năng lực hồ sơ	Đánh giá và cập nhật
Thiếu Tag Tài chính	Đánh giá và cập nhật

Hình 3.6 — Lỗi chuyển Cơ hội.

7. Quy tắc chọn Năm chương trình

Năm chương trình là năm kinh doanh thực tế của công ty, tính theo năm học, không phải theo năm dương lịch. Thông tin này được sử dụng trong: báo giá, hợp đồng, báo cáo kinh doanh, KPI và thống kê doanh số.

Khoảng thời gian năm học	Năm chương trình
09/2025 – 08/2026	2026
09/2026 – 08/2027	2027
09/2027 – 08/2028	2028

Nguyên tắc: chương trình bắt đầu từ tháng 9 năm trước và kết thúc tháng 8 năm sau → Năm chương trình lấy theo năm kết thúc.

Hình 3.7 — Năm chương trình.

Ví dụ

• Ngày tạo Cơ hội: 01/07/2026 → khách dự kiến ký hợp đồng trong năm kinh doanh 2026 → chọn Năm chương trình: 2026.
• Sau tư vấn, khách đổi kế hoạch và đến 01/09/2026 mới ký hợp đồng → thời điểm này thuộc Năm chương trình 2027.
• TVV phải quay lại Cơ hội và cập nhật Năm chương trình từ 2026 thành 2027 trước khi tạo Báo giá hoặc chuyển Hợp đồng.

Lưu ý

Khi thời điểm dự kiến ký hợp đồng chuyển sang một năm chương trình khác, TVV phải cập nhật lại Năm chương trình trên Cơ hội để: báo giá áp dụng đúng chương trình, hợp đồng ghi nhận đúng năm kinh doanh, báo cáo và KPI thống kê chính xác.

8. Quy tắc chọn Nhu cầu thực tế, Chương trình tư vấn và Thị trường

Ba trường này được hệ thống sử dụng để: xác định Bảng giá (Pricelist) phù hợp, hiển thị đúng sản phẩm khi tạo Báo giá, áp dụng đúng đơn giá theo chương trình và phục vụ thống kê/báo cáo/KPI.

Chọn sai sẽ ảnh hưởng báo giá

Nếu chọn không đúng, hệ thống có thể không tìm thấy bảng giá hoặc áp dụng sai sản phẩm.

Hình 3.8 — Nhu cầu thực tế, Chương trình tư vấn và Thị trường.

Danh mục

Nhu cầu thực tế	Chương trình tư vấn	Thị trường áp dụng
Du học trung học	THCL, THPT-F1, THPT-AY	USA, AUS, CAD, SING, NZ, PHIL, UK, EU
Du học cao đẳng – đại học	CĐ-ĐH	USA, AUS, CAD, SING, NZ, PHIL, UK, EU
Du học sau đại học	SAU ĐH	USA, AUS, CAD, SING, NZ, PHIL, UK, EU
Du học hè	HÈ	USA, AUS, CAD, SING, NZ, PHIL, UK, EU
MIU	MIU EDUPATH, MIU DIRECT	USA
Định cư và làm việc	EB3TT, EB3, L1A/EB1C, ĐC CANADA, EB2	USA, AUS, CAD
Du lịch	DU LỊCH	USA, AUS, CAD, SING, NZ, PHIL, UK, EU
Bảo lãnh	BẢO LÃNH FULL	USA
Dịch vụ hỗ trợ	GIA HẠN VISA, CHUYỂN DIỆN, GIA HẠN LƯU TRÚ, GIA HẠN HỘ CHIẾU, DỊCH VỤ HỖ TRỢ, HỘ CHIẾU MỸ, HỘ CHIẾU VIỆT NAM, TÁI NHẬP CẢNH SB1	USA, AUS, CAD, SING, NZ, PHIL, UK, EU, VN
Dịch vụ du học	ONLINE OGBURNS, DV XIN TRƯỜNG, DV PHỎNG VẤN, GIA HẠN DU HỌC, VISA DU HỌC, DỊCH THUẬT	USA, AUS, CAD, SING, NZ, PHIL, UK, EU, KHÁC

Ví dụ chọn đúng

Nhu cầu thực tế	Chương trình tư vấn	Thị trường	Kết quả
Du học cao đẳng – đại học	CĐ-ĐH	USA	✅ Xác định đúng bảng giá
Định cư và làm việc	EB3TT	USA	✅ Xác định đúng bảng giá
Du học sau đại học	SAU ĐH	CAD	✅ Xác định đúng bảng giá
Du học trung học	THPT-AY	AUS	✅ Xác định đúng bảng giá

Ví dụ chọn sai

Nhu cầu thực tế	Chương trình tư vấn	Thị trường	Kết quả
Du học cao đẳng – đại học	EB3TT	USA	❌ Không đúng chương trình
Định cư và làm việc	CĐ-ĐH	USA	❌ Không đúng nhu cầu
MIU	MIU DIRECT	CAD	❌ Không áp dụng thị trường

9. Quy định Ngày chốt dự kiến

Ngày chốt dự kiến là thời điểm TVV dự kiến khách hàng sẽ ký hợp đồng. Thông tin này được dùng để theo dõi tiến độ xử lý Cơ hội, quản lý Pipeline, đánh giá hiệu quả chăm sóc, dự báo doanh số (forecast) và cảnh báo Cơ hội sắp quá hạn.

Nhóm nhu cầu	Thời gian chăm sóc tối đa
Du học	60 ngày
Du lịch	60 ngày
Dịch vụ	60 ngày
Định cư	90 ngày

Cách tính

Thời gian trên được tính từ ngày tạo Cơ hội (Opportunity) đến Ngày chốt dự kiến.

Hình 3.9 — Quy định ngày chốt dự kiến.

Ví dụ

Du học — Ngày tạo Cơ hội 01/07/2026 → Ngày chốt dự kiến tối đa 30/08/2026 (60 ngày).

Định cư — Ngày tạo Cơ hội 01/07/2026 → Ngày chốt dự kiến tối đa 29/09/2026 (90 ngày).

Trong quá trình tư vấn, nếu kế hoạch của khách thay đổi, TVV cần cập nhật lại Ngày chốt dự kiến để Pipeline luôn phản ánh đúng tiến độ thực tế. Để sai sẽ ảnh hưởng theo dõi Pipeline, báo cáo tiến độ, dự báo doanh số và đánh giá hiệu suất TVV.

10. Quy tắc hệ thống cập nhật tên Cơ hội

Tên Cơ hội được hệ thống tự động tạo theo cấu trúc:

Chương trình - Thị trường - Năm chương trình

Ví dụ: AY-USA-2026 · EB3TT-USA-2027 · CD-DH-CAD-2026

Thành phần	Ý nghĩa
Chương trình	Chương trình tư vấn của khách hàng
Thị trường	Quốc gia hoặc khu vực khách hàng đăng ký
Năm chương trình	Năm kinh doanh áp dụng

Đặt tên đúng giúp dễ tìm kiếm Cơ hội, tránh tạo Cơ hội trùng, thuận tiện quản lý – báo cáo và đồng nhất dữ liệu toàn hệ thống.

Khi thay đổi thông tin

Nếu TVV thay đổi Chương trình tư vấn, Thị trường hoặc Năm chương trình, cần kiểm tra và cập nhật lại tên Cơ hội để thông tin luôn thống nhất với dữ liệu thực tế.

Hình 3.10 — Quy tắc đặt tên cơ hội.

---

III. Quản lý My Pipeline

Để truy cập giao diện Cơ hội:

1. Chọn menu Việc cần làm.
2. Chọn CRM.
3. Chọn My Pipeline.

Hình 3.11 — Cách vào giao diện Cơ hội.

Hệ thống mặc định hiển thị các Cơ hội do TVV đang phụ trách thông qua bộ lọc Quy trình của tôi. Mỗi thẻ (card) trên Pipeline đại diện cho một Cơ hội (Opportunity) và được sắp xếp theo từng giai đoạn xử lý.

TVV có thể: theo dõi các Cơ hội đang phụ trách, chuyển Cơ hội sang giai đoạn tiếp theo, mở chi tiết Cơ hội để cập nhật thông tin, thực hiện các thao tác Ghi chú / Hoạt động / Báo giá.

Hình 3.12 — Giao diện My Pipeline.

Lưu ý

• Mặc định hệ thống áp dụng bộ lọc Quy trình của tôi — chỉ gồm các Cơ hội do TVV đang phụ trách.
• Bỏ bộ lọc này, hệ thống hiển thị tất cả Cơ hội mà người dùng có quyền truy cập.
• TVV chỉ được cập nhật các Cơ hội thuộc phạm vi được phân công.

Hình 3.13 — Giao diện My Pipeline sau khi bỏ bộ lọc.

---

IV. Quy trình xử lý Cơ hội

1. Nguyên tắc xử lý

TVV cần cập nhật đúng giai đoạn theo tình trạng thực tế của khách hàng. Mỗi giai đoạn trên Pipeline phản ánh một bước trong quá trình tư vấn và là cơ sở để theo dõi tiến độ, quản lý các Cơ hội ưu tiên chốt đơn và thống kê Pipeline.

Cập nhật giai đoạn ngay khi có thay đổi; không để Cơ hội dừng quá lâu ở một giai đoạn nếu đã có kết quả mới.

Hình 3.14 — Sơ đồ quy trình xử lý Cơ hội.

Giai đoạn	Ý nghĩa
Tư vấn chuyên sâu	TVV tư vấn chi tiết theo nhu cầu khách
Test tiếng Anh	Khách thực hiện / được sắp xếp test nếu chương trình yêu cầu
Đề xuất giải pháp	Đề xuất chương trình, lộ trình, phương án
Cân nhắc đăng ký	Khách đang cân nhắc trước khi đăng ký / ký HĐ
Chuyển hợp đồng	Khách đủ điều kiện chuyển sang bước hợp đồng
Thành công	Tự động khi báo giá được Confirm
Thất bại	Không tiếp tục — stage bị khóa, bắt buộc chọn lý do

2. Các giai đoạn xử lý cơ hội

2.1 Tư vấn chuyên sâu

Sử dụng khi TVV bắt đầu tư vấn chi tiết cho khách hàng sau khi Cơ hội được tạo.

1. Xác nhận lại nhu cầu thực tế của khách hàng.
2. Kiểm tra và cập nhật đúng: Nhu cầu thực tế, Chương trình tư vấn, Thị trường, Năm chương trình.
3. Ghi Ghi chú toàn bộ nội dung tư vấn.
4. Cập nhật stage tiếp theo khi có kết quả mới.

Note

Không để Cơ hội đứng lâu ở giai đoạn Tư vấn chuyên sâu nếu khách đã có phản hồi rõ ràng hoặc đã chuyển sang bước xử lý tiếp theo.

2.2 Test tiếng Anh

Sử dụng khi chương trình tư vấn yêu cầu khách kiểm tra hoặc bổ sung năng lực tiếng Anh.

1. Xác định khách hàng có cần test tiếng Anh hay không.
2. Sắp xếp lịch test nếu cần.
3. Ghi nhận tình trạng test và cập nhật kết quả nếu đã có.
4. Ghi chú nội dung liên quan trên CRM.
5. Chuyển Cơ hội sang stage tiếp theo khi có đủ thông tin.

Note

Nếu chương trình không yêu cầu test tiếng Anh, TVV không cần chuyển Cơ hội qua giai đoạn này.

2.3 Đề xuất giải pháp

Sử dụng khi TVV đã có đủ thông tin để đề xuất chương trình, lộ trình hoặc phương án phù hợp.

1. Xác nhận lại nhu cầu thực tế.
2. Đối chiếu Mục tiêu của khách hàng, Năng lực hồ sơ, Tài chính.
3. Đề xuất giải pháp phù hợp nếu khách chưa đưa ra được Thời điểm (Timeline).
4. Ghi chú nội dung đã tư vấn.
5. Chuyển Cơ hội sang stage Đề xuất giải pháp.

Warning

Thông tin tại giai đoạn này là cơ sở để tạo Báo giá. TVV cần kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

2.4 Cân nhắc đăng ký

Sử dụng khi khách đã được tư vấn giải pháp nhưng chưa ra quyết định đăng ký: cần trao đổi thêm với gia đình, cân nhắc tài chính, so sánh với phương án khác, hoặc cần thêm thời gian quyết định.

1. Cập nhật stage Cân nhắc đăng ký.
2. Ghi chú lý do khách đang cân nhắc.
3. Tạo Hoạt động follow-up.
4. Cập nhật Ngày chốt dự kiến nếu có thay đổi.
5. Cập nhật Tag Thời điểm (Timeline) nếu khách xác định được thời gian tham gia chương trình.
6. Không để Cơ hội ở giai đoạn này quá lâu mà không có hoạt động follow-up.

Nút New Quotation xuất hiện từ giai đoạn này

Từ giai đoạn Cân nhắc đăng ký, hệ thống hiển thị nút New Quotation để TVV tạo Báo giá gửi khách tham khảo.

Chỉ nên tạo Báo giá khi: khách đã được tư vấn đầy đủ về chương trình, đã thống nhất nhu cầu và phương án tư vấn, có nhu cầu tham khảo chi phí hoặc chuẩn bị đăng ký.

Trước khi tạo Báo giá, kiểm tra lại Nhu cầu thực tế, Chương trình tư vấn, Thị trường, Năm chương trình — đây là các thông tin hệ thống dùng để xác định Bảng giá (Pricelist), sản phẩm và đơn giá. Sai thông tin, hệ thống có thể không tìm thấy Bảng giá, hiển thị sai sản phẩm/đơn giá hoặc không tạo được Báo giá.

Hình 3.15 — Nút tạo báo giá mẫu.

2.5 Chuyển hợp đồng

Sử dụng khi khách đã đồng ý tiếp tục và đủ điều kiện chuyển sang quy trình hợp đồng: đã thống nhất chương trình, đồng ý phương án tư vấn, đã nhận và đồng ý với Báo giá, đã có timeline ký hợp đồng.

1. Cập nhật stage Chuyển hợp đồng.
2. Kiểm tra lại thông tin khách hàng.
3. Kiểm tra lại chương trình, thị trường, năm chương trình.
4. Kiểm tra Báo giá đã gửi.
5. Ghi chú nội dung xác nhận của khách.
6. Gắn Tag Thời điểm (Timeline).
7. Chuyển sang quy trình Báo giá / Hợp đồng.

Warning

Không chuyển Cơ hội sang Chuyển hợp đồng nếu khách chưa thống nhất chương trình hoặc chưa đồng ý tiếp tục.

2.6 Thành công

TVV không chuyển stage Thành công thủ công. Cơ hội chỉ được hệ thống tự động chuyển sang Thành công khi Báo giá được Confirm.

Cơ hội → New / View Quotation → Báo giá → Khách đồng ý → Confirm → Tự động Thành công

Note

Nếu Cơ hội chưa chuyển sang Thành công sau khi Báo giá đã được Confirm, TVV cần báo CRM Admin kiểm tra.

2.7 Thất bại

Sử dụng khi Cơ hội không tiếp tục xử lý hoặc không còn khả năng chuyển đổi thành Đơn hàng: khách không còn nhu cầu, không đủ điều kiện tài chính/hồ sơ, không phản hồi sau nhiều lần follow-up, thay đổi kế hoạch, hoặc hủy giao dịch trước khi ký hợp đồng.

1. Chuyển Cơ hội sang Thất bại.
2. Chọn đúng Lý do mất.
3. Cập nhật Ghi chú nêu rõ nguyên nhân thất bại và tình trạng cuối cùng của khách.
4. Tạo Hoạt động hẹn lịch nếu cần chăm sóc hoặc khai thác lại trong tương lai.
5. Kiểm tra lại thông tin trước khi hoàn tất.

Quy định cập nhật Lý do mất: danh sách Lý do mất dùng thống nhất với danh mục tại tình trạng Ngừng chăm sóc của Lead (xem Chương II — Leads) nhằm đảm bảo dữ liệu báo cáo đồng nhất trên toàn hệ thống. Chọn sai Lý do mất sẽ làm sai lệch báo cáo phân tích nguyên nhân mất Cơ hội và ảnh hưởng đến kế hoạch Marketing, Sales và CSKH.

Stage Thất bại bị khóa

• Sau khi chuyển sang Thất bại, stage bị khóa và không thể chuyển ngược về các giai đoạn khác.
• Nếu khách quay lại, TVV phải tạo Cơ hội mới để xử lý từ đầu — không mở lại Cơ hội cũ.

Trường hợp đặc biệt — Đơn hàng bị hủy

Nếu Cơ hội đã Thành công và Đơn hàng đã được tạo, nhưng sau đó khách hủy giao dịch hoặc Đơn hàng bị hủy, Kế toán thực hiện Hủy Đơn hàng theo quy trình. Hệ thống sẽ tự động chuyển Cơ hội từ Thành công về Thất bại và cập nhật Lý do mất = Đơn hàng bị hủy. TVV không cần cập nhật thủ công.

---

V. Quy tắc tạo Cơ hội tiếp theo

Hình 3.16 — Quy tắc tạo Cơ hội.

1. Nguyên tắc quản lý

Hệ thống quản lý theo hai đối tượng độc lập:

• Khách hàng (Liên hệ) là tài sản chung của công ty — mọi TVV được phân quyền đều có thể tra cứu và tiếp cận.
• Cơ hội (Opportunity) là tài sản của TVV đang phụ trách, phản ánh một nhu cầu tư vấn cụ thể của khách hàng.

Một khách hàng có thể phát sinh nhiều Cơ hội do nhiều TVV khác nhau phụ trách, nếu mỗi Cơ hội là một nhu cầu hoặc chương trình khác nhau.

2. Cơ hội đầu tiên

Đối với khách hàng chưa từng có Cơ hội:

Lead → Convert to Opportunity → Cơ hội đầu tiên

• Mỗi khách hàng chỉ được Convert từ Lead sang Opportunity một lần duy nhất.
• Không tạo được Cơ hội đầu tiên trực tiếp từ module Liên hệ (Contact).

Hình 3.17 — Không tạo được cơ hội từ Liên hệ.

3. Cơ hội tiếp theo

Khi khách hàng đã có ít nhất một Cơ hội, TVV không tạo Lead mới để chuyển Cơ hội (sẽ bị khóa trùng). Thay vào đó, tạo Cơ hội mới bằng một trong hai cách dưới đây. Việc tạo Cơ hội tiếp theo không phụ thuộc Cơ hội cũ do TVV nào phụ trách.

Hình 3.18 — Tạo được cơ hội từ Liên hệ đã có Cơ hội.

3.1 Cách 1 — Từ My Pipeline (nút Mới trên Cơ hội cũ)

Khi khai thác lại Cơ hội đã Thất bại hoặc Thành công, có thể mở Cơ hội tiếp theo ngay trên Cơ hội cũ.

1. Từ Cơ hội Thất bại / Thành công → bấm Mới để mở giao diện Cơ hội mới.
2. Xác định Loại khách hàng có Người đại diện hay không.

Hình 3.19 — Tạo Cơ hội mới trên Cơ hội cũ đã Thất bại / Thành công.

1. Cập nhật thông tin đúng vị trí của Khách hàng.

Hình 3.20 — Cập nhật thông tin Khách hàng.

1. Cập nhật thông tin của Người đại diện.

Hình 3.21 — Cập nhật thông tin Người đại diện.

1. Cập nhật đầy đủ các thông tin tạo mới Cơ hội.

Hình 3.22 — Cập nhật thông tin tạo mới Cơ hội.

1. Kiểm tra kết quả Cơ hội tiếp theo được tạo.

Hình 3.23 — Kết quả Cơ hội tiếp theo được tạo.

3.2 Cách 2 — Từ module Liên hệ (Create Opportunity)

Áp dụng khi TVV muốn tạo Cơ hội cho khách hàng đã có hồ sơ trong module Liên hệ, kể cả khi khách đang có Cơ hội với TVV khác.

Trước khi tạo, TVV cần kiểm tra:

• Liên hệ đó đã có Cơ hội hay chưa. Nếu chưa có → báo CRM Admin xử lý (khách chưa có Cơ hội thì phải đi từ Lead).

Hình 3.24 — Kiểm tra Liên hệ đã có Cơ hội hay chưa.

• Các Cơ hội hiện có có trùng với Cơ hội chuẩn bị tạo hay không, để chắc chắn không trùng Cơ hội đang chăm sóc. Nếu phát hiện bất thường → báo CRM Admin kiểm tra và cập nhật xử lý.

Hình 3.25 — Kiểm tra trùng Cơ hội trên Liên hệ.

Các bước thực hiện:

1. Mở đúng Liên hệ của khách hàng — tìm theo số điện thoại để chính xác nhất.
2. Bấm Create Opportunity (nút chỉ hiển thị khi Liên hệ đó đã có Cơ hội).
3. Nhập thông tin Cơ hội mới theo đúng nhu cầu, chương trình, thị trường và năm chương trình.
4. Ghi Ghi chú nếu cần lưu lại lý do mở thêm Cơ hội.

4. Quy tắc kiểm tra trùng Cơ hội

Trước khi tạo Cơ hội tiếp theo, hệ thống kiểm tra theo bộ ba: Chương trình – Thị trường – Năm chương trình.

Trường hợp 1 — Không trùng: hệ thống cho phép tạo Cơ hội mới.

Cơ hội hiện có	Cơ hội muốn tạo	Kết quả
AY-USA-2026	EB3-USA-2026	✅ Được tạo
AY-USA-2026	AY-CAD-2026	✅ Được tạo
AY-USA-2026	AY-USA-2027	✅ Được tạo

Trường hợp 2 — Trùng Cơ hội đang chăm sóc: nếu đã tồn tại Cơ hội cùng bộ ba và đang ở các giai đoạn Tư vấn chuyên sâu, Test tiếng Anh, Đề xuất giải pháp, Cân nhắc đăng ký, Chuyển hợp đồng thì hệ thống không cho phép tạo thêm. TVV tiếp tục xử lý trên Cơ hội hiện tại.

Trường hợp 3 — Trùng Cơ hội đã Thành công: hệ thống cũng không cho phép tạo thêm. Nếu khách phát sinh nhu cầu hoặc chương trình khác, TVV được phép tạo Cơ hội mới.

Trường hợp 4 — Trùng Cơ hội đã Thất bại: hệ thống cho phép tạo lại cùng một tên Cơ hội, nhưng sẽ tạo một Cơ hội hoàn toàn mới, không mở lại Cơ hội cũ — nhờ đó lưu đủ lịch sử chăm sóc.

AY-USA-2026 → Thất bại
AY-USA-2026 → Thất bại
AY-USA-2026 → Thành công

Nhờ đó doanh nghiệp có thể đánh giá: số lần khách hàng được tư vấn, số lần thất bại trước khi ký hợp đồng, hiệu quả khai thác lại khách hàng và tỷ lệ chuyển đổi theo từng lần chăm sóc.

Khi hệ thống chặn tạo trùng, TVV cần: không cố tạo lại nhiều lần → kiểm tra lại danh sách Cơ hội của khách hàng → liên hệ CRM Admin để kiểm tra và xử lý.

5. Nhiều TVV trên cùng một Liên hệ

Trên cùng một khách hàng có thể mở nhiều Cơ hội do nhiều TVV khác nhau phụ trách, miễn là không trùng tên Cơ hội theo cú pháp quy định.

Khách hàng	Cơ hội	Hợp lệ
Nguyễn Văn A	AY-USA-2026	Có
Nguyễn Văn A	EB3TT-USA-2026	Có
Nguyễn Văn A	AY-USA-2026 đang xử lý	Không được tạo thêm cơ hội trùng

6. Lưu ý tổng hợp

• Khách hàng chỉ Convert to Opportunity một lần duy nhất để tạo Cơ hội đầu tiên.
• Từ Cơ hội thứ hai trở đi luôn dùng Create Opportunity hoặc Mới trên Cơ hội cũ.
• Không tạo lại Lead khi khách hàng đã từng có Cơ hội.
• Một khách hàng có thể có nhiều Cơ hội nếu khác Chương trình, Thị trường hoặc Năm chương trình.
• Không được tồn tại đồng thời hai Cơ hội trùng nhau đang chăm sóc hoặc Thành công.
• Cơ hội Thất bại: khi khách quay lại phải tạo một Cơ hội mới, không mở lại Cơ hội cũ.

---

VI. New Quotation / View Quotation

Quotation nghĩa là Báo giá. Trong Opportunity:

Nút	Ý nghĩa
New Quotation	Tạo báo giá mới → chuyển sang màn hình Báo giá / Đơn hàng
View Quotation	Mở lại / xem lại báo giá đã có từ Cơ hội

Trong màn hình Báo giá / Đơn hàng, Bảng giá (Pricelist) là trường dữ liệu được hệ thống xác định dựa trên thông tin pipeline.

Khi nào sử dụng: TVV có thể tạo hoặc xem báo giá khi Cơ hội đang ở Cân nhắc đăng ký hoặc Chuyển hợp đồng. Không bắt buộc tạo báo giá ngay khi Cơ hội vừa vào Cân nhắc đăng ký — chỉ thực hiện khi đã đủ thông tin và cần gửi báo giá cho khách.

Note

New Quotation / View Quotation không phải là stage trong pipeline. Chi tiết xem Báo giá & đơn bán hàng.

---

VII. Bài thực hành

Bài	Yêu cầu	Kết quả cần đạt
1	Mở pipeline, chọn một cơ hội đang xử lý, cập nhật stage theo tình huống, ghi chú nội dung tư vấn, tạo activity follow-up	Cơ hội nằm đúng giai đoạn xử lý thực tế
2	Chuyển Lead đạt 2 sao → hoàn tất pop-up Convert to Opportunity	Cơ hội đầu tiên được tạo và vào Pipeline
3	Kiểm tra Nhu cầu thực tế / Chương trình tư vấn / Thị trường, đối chiếu bảng giá, xác định dùng New hay View Quotation	Hiểu dữ liệu pipeline phải khớp bảng giá thì báo giá mới lấy đúng Pricelist và sản phẩm
4	Mở một cơ hội không tiếp tục → chọn Thất bại + Lý do mất + ghi chú	Cơ hội được đóng đúng lý do, không thiếu thông tin
5	Mở báo giá của cơ hội đã được khách đồng ý → Confirm	Cơ hội tự động chuyển Thành công; hiểu không chuyển thủ công
6	Tạo Cơ hội tiếp theo từ Mới trên Cơ hội cũ và từ Create Opportunity trên Liên hệ	Không tạo lại Lead; không tạo Cơ hội trùng trên cùng khách hàng
7	Thử tạo Cơ hội trùng bộ ba Chương trình – Thị trường – Năm CT	Hiểu quy tắc chặn trùng và hướng xử lý là báo CRM Admin

---

Kiểm soát tài liệu

Thuộc tính	Giá trị
Tài liệu	Opportunity Pipeline Process
Phiên bản	2.0
Nhóm tài liệu	Functional / CRM / Opportunity Management
Người phụ trách	CRM Admin / Training Team
Trạng thái	Draft
Phiên bản trước	1.0 — lưu trữ trong mục Kỹ Thuật (chỉ quản trị viên)

---

Xem lại: Chương II — Leads | Xem tiếp: Chương IV — Sale Order | Chương V — Báo cáo