Quản lý Pipeline cơ hội¶
Nguồn tài liệu
Functional / CRM / Opportunity Management — Phiên bản 1.0 (CRM VAN — 05_Opportunity_Pipeline_Process).
Mục tiêu¶
Hướng dẫn xử lý cơ hội sau khi Lead đã chuyển sang Opportunity: theo dõi đúng giai đoạn tư vấn, cập nhật pipeline kịp thời, ghi nhận kết quả và xác định cơ hội tiếp tục / thành công / thất bại.
Vị trí trong quy trình CRM¶
flowchart TD
A[Lead đủ điều kiện] --> B[Chuyển cơ hội]
B --> C[Pipeline cơ hội]
C --> D[Tư vấn chuyên sâu]
D --> E[Test tiếng Anh]
E --> F[Đề xuất giải pháp]
F --> G[Cân nhắc đăng ký]
G --> H[Chuyển hợp đồng]
H --> I[Thành công / Thất bại]
New Quotation / View Quotation
Không phải stage trong pipeline. New Quotation = tạo báo giá mới; View Quotation = mở lại báo giá đã có — thường dùng ở Cân nhắc đăng ký hoặc Chuyển hợp đồng. Chi tiết: Báo giá & đơn bán hàng.
Đối tượng sử dụng¶
| Nhóm | Vai trò |
|---|---|
| Tư vấn viên | Xử lý cơ hội, cập nhật pipeline |
| Quản lý kinh doanh | Theo dõi pipeline, tiến độ, kết quả |
| CSKH | Tiếp nhận thất bại hoặc chăm sóc lại |
Tổng quan Pipeline¶
Pipeline là luồng theo dõi cơ hội từ khi khách được chuyển từ xác minh sang Tư vấn chuyên sâu đến kết quả cuối. Mỗi cột Kanban = một giai đoạn — TVV cập nhật đúng giai đoạn thực tế.
| Giai đoạn | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tư vấn chuyên sâu | TVV tư vấn chi tiết theo nhu cầu khách |
| Test tiếng Anh | Khách thực hiện / được sắp xếp test nếu cần |
| Đề xuất giải pháp | Đề xuất chương trình, lộ trình, phương án |
| Cân nhắc đăng ký | Khách đang cân nhắc trước khi đăng ký / ký HĐ |
| Chuyển hợp đồng | Khách đủ điều kiện chuyển sang bước hợp đồng |
| Thành công | Tự động khi báo giá được Confirm |
| Thất bại | Không tiếp tục — bị khóa stage, cần lý do |
Nguyên tắc cập nhật Pipeline¶
- Cơ hội phải nằm đúng giai đoạn thực tế; cập nhật kịp thời khi có thay đổi.
- Sau mỗi phiên làm việc → ghi Lognote/Ghi chú (gọi, Zalo, tư vấn, lý do chuyển stage, bước tiếp theo).
- Cần follow-up → tạo activity hoặc lịch nhắc.
- Thất bại → chọn lý do thất bại rõ ràng.
- Không chuyển Thành công thủ công — chỉ automation khi báo giá Confirm.
- Từ Thất bại → không kéo ngược stage; khách đổi ý → mở lại cơ hội và làm quy trình từ đầu theo quy định nội bộ.
- Có Người đại diện / Đối tác → gom nhóm quan hệ bằng Create Relationship hoặc Related Contacts.
Quy định tên cơ hội và kiểm tra trùng¶
Cấu trúc tên¶
Chương trình - Thị trường - Năm chương trình
Ví dụ: AY-USA-2026 | EB3TT-USA-2027 | CD-DH-CAD-2026
Kiểm tra trùng¶
Trên cùng khách hàng, không tạo cơ hội trùng tên nếu cơ hội cũ chưa Thất bại hoặc Thành công. Hệ thống chặn → không tạo lại nhiều lần → báo CRM Admin.
| Khách hàng | Cơ hội | Hợp lệ |
|---|---|---|
| Nguyễn Văn A | AY-USA-2026 |
Có |
| Nguyễn Văn A | EB3TT-USA-2026 |
Có |
| Nguyễn Văn A | AY-USA-2026 đang xử lý |
Không tạo thêm trùng |
Nhiều TVV có thể có nhiều cơ hội khác tên trên cùng khách.
Tạo cơ hội từ Contact đã có¶
Contact đã có cơ hội¶
- Mở Contact → kiểm tra Opportunity Count / danh sách cơ hội.
- Tránh trùng theo quy định tên.
- Nếu hợp lệ → Create Opportunity → nhập nhu cầu, chương trình, thị trường, năm CT.
- Ghi Lognote nếu mở thêm cơ hội.
Contact chưa từng có cơ hội (Opportunity Count = 0)¶
Không tạo cơ hội trực tiếp từ Contact → quay Lead → tạo Lead chọn Tên khách hàng (Contact) → đánh giá Lead → chuyển cơ hội. Xem Tạo Lead & Qualified Lead.
Gom nhóm quan hệ (Create Relationship)¶
Khi Người đại diện hoặc Đối tác → bấm Create Relationship để gom Contact liên quan.
| Trường hợp | Hành động |
|---|---|
| Người đại diện | Gom nhóm gia đình / người thân |
| Đối tác | Gom quan hệ đối tác – khách hàng |
| Nút không hiện | Kiểm tra Related Contacts thủ công |
Lợi ích: không mất khách trong nhóm gia đình; promotion nhóm; xác minh commission agent.
Nút không tự hiện (import cũ, mapping sai): tìm SĐT trong Contact → tab Related Contacts → thêm liên kết + mối quan hệ (Bố/Mẹ, Agent…).
Trường thông tin Pipeline — phải điền đúng¶
Dùng để tạo báo giá, lấy Bảng giá/Pricelist và sản phẩm đúng:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Nhu cầu thực tế | Khớp cột Nhu Cầu bảng giá |
| Chương trình tư vấn | Khớp cột Chương Trình |
| Thị trường | Khớp cột Tại Quốc Gia |
| Năm chương trình | Năm kinh doanh / năm học công ty |
| Người phụ trách, Đội KD | TVV / team |
| Ngày chốt dự kiến | Dự kiến chốt |
Ví dụ khớp bảng giá:
| Nhu cầu | Chương trình | Thị trường |
|---|---|---|
| Du học CĐ-ĐH | CĐ-ĐH | USA |
| Du học sau ĐH | SAU ĐH | CAD |
| Định cư và làm việc | EB3 | USA |
Năm chương trình¶
| Khoảng năm học | Năm chương trình |
|---|---|
| 09/2025 – 08/2026 | 2026 |
| 09/2026 – 08/2027 | 2027 |
Lấy theo năm kết thúc chu kỳ năm học — ảnh hưởng pipeline, báo giá, báo cáo doanh thu.
Các giai đoạn xử lý cơ hội¶
1. Tư vấn chuyên sâu¶
Xác nhận nhu cầu → cập nhật 4 trường pipeline → Lognote → activity follow-up → chuyển stage khi có kết quả.
2. Test tiếng Anh¶
Xác định có cần test → sắp xếp lịch → ghi kết quả → stage Test tiếng Anh nếu đang ở bước này.
3. Đề xuất giải pháp¶
Đối chiếu tài chính, hồ sơ, thời điểm, mục tiêu → đề xuất phương án → cập nhật Nhu cầu / Chương trình / Thị trường → stage Đề xuất giải pháp.
4. Cân nhắc đăng ký¶
Theo dõi khách cân nhắc: ghi lý do phân vân, follow-up, cập nhật ngày chốt, kiểm tra trường pipeline trước khi báo giá.
Thường gặp: trao đổi gia đình, cân nhắc tài chính, so sánh phương án khác.
5. Chuyển hợp đồng¶
Khách thống nhất chương trình, đồng ý phương án, sẵn sàng nhận báo giá/HĐ.
New Quotation / View Quotation¶
| Nút | Ý nghĩa |
|---|---|
| New Quotation | Tạo báo giá mới → màn Báo giá/Đơn hàng |
| View Quotation | Mở lại báo giá đã có từ cơ hội |
Dùng khi cơ hội ở Cân nhắc đăng ký hoặc Chuyển hợp đồng — không bắt buộc ngay khi vừa vào Cân nhắc.
Trước khi tạo/mở báo giá: kiểm tra Nhu cầu thực tế, Chương trình tư vấn, Thị trường. Sai → không có đơn giá → sửa pipeline trước.
Chi tiết: Báo giá & đơn bán hàng.
Thành công và Thất bại¶
Thành công¶
Không chuyển tay. Automation khi báo giá Confirm:
Cơ hội → New/View Quotation → Báo giá → Khách đồng ý → Confirm → Tự động Thành công
Thất bại¶
Khách không tiếp tục → stage Thất bại + lý do. Hoặc Cancel báo giá → automation về Thất bại.
| Lý do thất bại (ví dụ) | Mô tả |
|---|---|
| Tài chính không phù hợp | Chưa đáp ứng tài chính |
| Đã tư vấn không phản hồi | Khách im lặng |
| Không phù hợp điều kiện | Không đủ điều kiện CT |
| Thời gian chưa phù hợp | Chưa đúng thời điểm |
| Tìm hiểu cho biết | Chưa có nhu cầu thực |
| Đơn hàng bị huỷ | Báo giá/đơn bị hủy |
Sau thất bại → CSKH nếu cần. Không kéo ngược stage.
Các bước trên Odoo¶
- CRM › Bán hàng › Quy trình của tôi — mở Kanban pipeline.
- Mở cơ hội — kiểm tra nhu cầu, chương trình, thị trường, năm CT, NV phụ trách.
- Cập nhật stage + Lognote + activity.
- Cần báo giá → New Quotation / View Quotation → Báo giá & đơn bán.
- Confirm báo giá → kiểm tra Thành công tự động; Cancel → Thất bại + lý do.
Lỗi thường gặp¶
| Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai stage | Cập nhật theo thực tế |
| Báo giá không có giá | Kiểm tra Nhu cầu / Chương trình / Thị trường pipeline |
| Chuyển Thành công tay | Chỉ qua Confirm báo giá |
| Kéo từ Thất bại về stage khác | Không được — mở lại quy trình |
| Trùng tên cơ hội | Báo CRM Admin |
| Không có Create Opportunity trên Contact | Tạo Lead từ Contact → chuyển cơ hội |
| Tên cơ hội sai cú pháp | Sửa theo CT-Thị trường-Năm |
Checklist TVV¶
- [ ] Lognote đầy đủ sau phiên làm việc
- [ ] Stage đúng thực tế; Nhu cầu / Chương trình / Thị trường khớp bảng giá
- [ ] Năm chương trình đúng; tên cơ hội đúng cú pháp
- [ ] Đã kiểm tra trùng cơ hội trên cùng khách
- [ ] Người đại diện/Đối tác → Create Relationship hoặc Related Contacts
- [ ] Báo giá: New vs View Quotation đúng tình huống
- [ ] Không chuyển Thành công thủ công
- [ ] Thất bại có lý do
Bài thực hành¶
| Bài | Nội dung |
|---|---|
| 1 | Cập nhật stage + Lognote + activity |
| 2 | Create Relationship / Related Contacts |
| 3 | New vs View Quotation + khớp bảng giá |
| 4 | Đánh dấu Thất bại + lý do |
| 5 | Confirm báo giá → kiểm tra Thành công tự động |
| 6 | Kiểm tra trùng tên cơ hội |
Xem lại: Tạo Lead & Qualified Lead | Báo giá & đơn bán hàng | Báo cáo CRM