Quy trình xử lý hồ sơ (XLHS) trên Odoo¶
Nguồn tài liệu
Mr Khanh — TÀI LIỆU XLHS _ODDO.pptx. Áp dụng module Project (QLHS) trên Odoo 17.
Hình ảnh
- Trang này: quy trình + hình theo thứ tự slide PowerPoint
- Phụ lục hình ảnh — xem riêng từng mục
- Sửa tay:
BuildTaiLieu.bat— tạo lại từ PPTX (ghi đè):TrichAnhTuPptxDuAn.bat
Chương I — Giới thiệu tổng quan¶
1. Tổng quan Project (QLHS)¶
Phần mềm quản lý hồ sơ du học – du lịch – định cư trên Odoo; liên kết CRM và Kế toán.
2. Đăng nhập hệ thống¶
- URL:
https://internal.edupath.org.vn - Login with Email — Microsoft 365
3. Màn hình chính¶
- Trang chủ Project (QLHS): danh mục hồ sơ theo nhóm (Định cư, Du học, Du lịch, Bảo lãnh…)
- My Task: module To-do → My Task — theo hạn (Today, This Week, This Month…)
4. Thanh công cụ¶
- Search — tìm hồ sơ, task
- Thông báo — tin nhắn, task tới due date
Chương II — Quy trình xử lý hồ sơ¶
1. Quy trình tiếp nhận¶
Luồng từ Sales Order: tiếp nhận → phê duyệt → khởi tạo dự án/hồ sơ.
| Bước | Mô tả |
|---|---|
| Tiếp nhận | Đủ thông tin: chi phí, nhu cầu, chương trình |
| Kế toán | Kiểm tra thông tin khách tham gia chương trình |
| Khởi tạo | Theo SO sau duyệt — mẫu dự án theo chương trình (EB3, Du học Mỹ, Canada/Úc, Du lịch…) |
Slide 12
Sơ đồ quy trình tiếp nhận trên slide 12 (flowchart PowerPoint).
2. Vai trò¶
| Vai trò | Trách nhiệm |
|---|---|
| Project Manager | Chịu trách nhiệm chính; kiểm tra thông tin; khởi tạo; phân công task |
| Admission, Immigration, Visa, Translate | Các stage lớn; hoàn thành task; liên hệ bộ phận khác |
2.1. Quy trình XLHS EB3¶
- Stage lớn: từ trái sang phải (Sale Admin tiếp nhận HS, các giai đoạn hồ sơ…)
- Task: từ trên xuống — hồ sơ không cần task thì Done task đó
2.2. Quy trình XLHS EB3-TT¶
- Stage lớn: từ trái sang phải (Sale Admin tiếp nhận HS, các giai đoạn hồ sơ…)
- Task: từ trên xuống — hồ sơ không cần task thì Done task đó
2.3. Quy trình XLHS Du học Mỹ¶
- Stage lớn: từ trái sang phải (Sale Admin tiếp nhận HS, các giai đoạn hồ sơ…)
- Task: từ trên xuống — hồ sơ không cần task thì Done task đó
2.4. Quy trình XLHS Du học Canada/Úc¶
- Stage lớn: từ trái sang phải (Sale Admin tiếp nhận HS, các giai đoạn hồ sơ…)
- Task: từ trên xuống — hồ sơ không cần task thì Done task đó
2.5. Quy trình XLHS Du lịch Mỹ¶
- Stage lớn: từ trái sang phải (Sale Admin tiếp nhận HS, các giai đoạn hồ sơ…)
- Task: từ trên xuống — hồ sơ không cần task thì Done task đó
2.6. Quy trình XLHS Du lịch Canada/Úc¶
- Stage lớn: từ trái sang phải (Sale Admin tiếp nhận HS, các giai đoạn hồ sơ…)
- Task: từ trên xuống — hồ sơ không cần task thì Done task đó
2.7. Quy trình XLHS GHLT - CD F1¶
- Stage lớn: từ trái sang phải (Sale Admin tiếp nhận HS, các giai đoạn hồ sơ…)
- Task: từ trên xuống — hồ sơ không cần task thì Done task đó
2.8. Quy trình XLHS Bảo lãnh (IN USA)¶
- Stage lớn: từ trái sang phải (Sale Admin tiếp nhận HS, các giai đoạn hồ sơ…)
- Task: từ trên xuống — hồ sơ không cần task thì Done task đó
2.9. Quy trình XLHS Bảo lãnh (OUT USA)¶
- Stage lớn: từ trái sang phải (Sale Admin tiếp nhận HS, các giai đoạn hồ sơ…)
- Task: từ trên xuống — hồ sơ không cần task thì Done task đó
Chương III — Thao tác nghiệp vụ xử lý hồ sơ¶
1. Giới thiệu tính năng¶
Module Project quản lý danh sách hồ sơ: tình trạng, ngày bắt đầu/kết thúc, tiến độ, công việc…
2. Tạo mới hồ sơ¶
A. Tạo thủ công: Module Project → New (Sales Admin).
B. Tự động từ SO: Tên hồ sơ theo Tên KH + Chương trình tư vấn – SO (vd: ĐOÀN VĂN ÚT – EB3 – SO00081).
3. Tiếp nhận hồ sơ¶
- Nhận thông báo → menu ⋮ → Settings
- Bổ sung nhân sự (Admission, Leader…)
- Chuyển trạng thái tiếp nhận → khởi tạo Task
4. Xử lý Task¶
- Chọn task từ danh mục hồ sơ
- Chuyển tình trạng: Request, Approved, Done…
- Cập nhật thông tin hồ sơ; SharePoint (Create / Open Folder)
- Task phụ — tick hoàn thành
- Ghi chú, Activities (loại hành động, Due date)
- Giao người thực hiện (@ tên)
- Theo dõi trên My Task
5. Ràng buộc chuyển trạng thái¶
Chỉ chuyển trạng thái khi đủ điều kiện; thiếu thông tin → thông báo lỗi (vd. thiếu Ngày nhận hồ sơ Admission).
File điều kiện
Chi tiết: Điều kiện chuyển Status.xlsx (trên slide 43).
6. Thông báo tự động¶
Khi đủ điều kiện tiến trình → email/thông báo tự động cho bộ phận liên quan (Internal).
Automation
Danh sách mẫu: Automation.xlsx (slide 46).
Chương IV — Điều kiện phễu lọc¶
| Điều kiện | Ý nghĩa |
|---|---|
| All | Thoả tất cả điều kiện |
| Or | Thoả một trong các điều kiện |
| = / != | Bằng / khác |
| is in / is not in | Thuộc / không thuộc nhóm |
| is set / is not set | Có giá trị / trống |
Ví dụ: hồ sơ Dung Ly, stage In Progress, phụ trách Thuý Hiên và Nguyệt.
Xem thêm: Phụ lục hình ảnh | Nhiệm vụ | Timesheet