Báo giá, đơn bán hàng và hợp đồng¶
Nguồn tài liệu
Functional / Sales — Phiên bản 1.0 (CRM VAN — 06_Quotation_Order_Contract_Process).
Mục tiêu¶
Hướng dẫn TVV xử lý báo giá và đơn bán hàng sau khi cơ hội đủ điều kiện báo giá:
- Tạo báo giá: New Quotation | Mở lại: View Quotation
- Kiểm tra Bảng giá/Pricelist, mã hợp đồng, sản phẩm
- Discount (voucher) vs Promotion (ưu đãi công ty)
- Gửi email → Confirm → Đơn bán hàng
- Nguyên tắc đổi sản phẩm, hủy đơn, KPI (phối hợp kế toán)
Trọng tâm: thao tác CRM cho TVV. Phần kế toán/KPI giúp TVV hiểu vì sao đơn có thể bị trả lại.
Lognote
Sau mỗi phiên làm việc báo giá/đơn hàng → ghi Lognote (trao đổi báo giá, voucher, promotion, đồng ý/không ký, cancel, đơn bị trả lại).
Vị trí trong quy trình CRM¶
flowchart LR
A[Lead Qualified] --> B[Pipeline cơ hội]
B --> C[New Quotation]
C --> D[Báo giá / Đơn hàng]
D --> E[Gửi email]
E --> F[Confirm]
F --> G[Đơn bán hàng]
Trước đó: Tạo Lead & Qualified → Pipeline cơ hội. Sau Confirm, cơ hội tự Thành công.
Đối tượng sử dụng¶
| Nhóm | Vai trò |
|---|---|
| Tư vấn viên | Kiểm tra báo giá, gửi email, Confirm |
| Quản lý KD | Kiểm tra báo giá, đơn bán |
| Kế toán | Kiểm tra đơn cuối, hủy đơn, hợp đồng, KPI |
| CRM Admin | Lỗi bảng giá, mã HĐ, sản phẩm |
Trạng thái báo giá / đơn hàng¶
| Trạng thái | Ý nghĩa | TVV |
|---|---|---|
| Báo giá | Quotation mới từ New Quotation | Kiểm tra Pricelist, mã HĐ, sản phẩm |
| Báo giá đã gửi | Đã gửi email | Theo dõi phản hồi khách |
| Đơn bán hàng | Đã Confirm | Kiểm tra đơn; phối hợp kế toán |
- Gửi email thành công → Báo giá đã gửi
- Khách đồng ý + Confirm → Đơn bán hàng
- Khách không ký → Cancel báo giá → automation pipeline Thất bại
Dữ liệu báo giá bắt buộc đúng¶
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Báo giá/Quotation | Đúng cơ hội và khách |
| Khách hàng | Đúng KH hoặc người đại diện |
| Bắt buộc nếu gửi email | |
| Ngày sinh, Địa chỉ | Bắt buộc trước Confirm nếu hệ thống yêu cầu |
| Nhu cầu, Chương trình, Thị trường | Khớp bảng giá |
| Năm chương trình | Năm kinh doanh thực tế |
| Bảng giá/Pricelist | Theo 4 trường trên |
| Order Lines | Sản phẩm đúng, đủ |
| VP tư vấn | Đúng chi nhánh |
Hệ thống lấy dữ liệu từ Opportunity để xác định Pricelist và sản phẩm.
Thông tin khách hàng — tab Other Info (team Docs)¶
Dữ liệu đầu vào cho team Docs xử lý hồ sơ. Thiếu/sai → kế toán trả lại đơn.
Định cư:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Hãng xưởng | Bắt buộc nếu CT yêu cầu |
Du học:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Lớp | Lớp hiện tại / theo tư vấn |
| Kỳ nhập học | Dự kiến |
| Tên trường | Theo CT tư vấn |
| Tổ chức, Ngành học | Tùy chương trình |
Discount và Promotion¶
| Nút | Dùng khi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Discount | Voucher tặng riêng khách | Add note ghi rõ voucher |
| Promotion | Ưu đãi hội thảo, sự kiện, CT công ty | Không dùng Discount thay Promotion |
Kế toán kiểm tra đơn cuối — dùng sai → không duyệt, trả TVV.
Discount (voucher)¶
- Kiểm tra voucher hợp lệ.
- Discount → nhập mức chiết khấu.
- Add note, ví dụ:
Khách sử dụng voucher [mã] theo chương trình [tên].
Promotion (công ty)¶
- Khách đủ điều kiện theo cấu hình hệ thống.
Theo campaign/sự kiện:
- Contact khách → Register Campaign → chọn đúng campaign.
- Khách đăng ký đúng sự kiện; Nhu cầu + Chương trình khớp tiêu chí.
- Còn hiệu lực; check-in nếu yêu cầu.
Theo nhóm liên hệ (DHS ký định cư, phụ huynh…):
- Kiểm tra Related Contacts đã gom đúng nhóm — xem Pipeline.
Thay đổi sản phẩm, hủy đơn và KPI¶
Khách đổi sản phẩm trước khi ký¶
Không sửa tạm trên báo giá → quay Opportunity:
Khách đổi sản phẩm/CT/thị trường/năm
→ Cập nhật pipeline trên Opportunity
→ View Quotation hoặc New Quotation
→ Gửi email → Confirm nếu đồng ý
Khách đổi sản phẩm sau khi đã ký¶
Không sửa tay đơn cũ:
Tạo cơ hội mới → Đơn hàng mới
→ Kế toán hủy toàn bộ đơn cũ
Ghi Lognote lý do đổi sản phẩm.
Nguyên tắc KPI (TVV cần biết)¶
- KPI tính theo Hợp đồng + Ngày đóng tiền khách.
- Kế toán hoàn thành hợp đồng trên hệ thống → điểm KPI TVV cập nhật.
- TVV không tự kết luận KPI đã ghi nếu kế toán chưa xong bước hợp đồng.
| Hủy đơn | KPI |
|---|---|
| Hủy hoàn tiền | Hủy toàn bộ điểm đơn đó |
| Hủy không hoàn tiền | Giữ điểm |
Chuyển điểm giữa TVV¶
Một kỳ KPI = 4 tháng trong năm kinh doanh công ty.
| Trường hợp | Xử lý |
|---|---|
| Cùng kỳ KPI | Chuyển điểm cho người phụ trách cuối |
| Khác kỳ | Không chuyển điểm |
Ví dụ:
TVV A ký khách tháng 10 → tháng 12 nghỉ, bàn giao TVV B (cùng kỳ) → điểm chuyển cho B
TVV A ký khách tháng 10 → tháng 1 nghỉ, bàn giao TVV B (sang kỳ mới) → không chuyển điểm
Ghi Lognote khi bàn giao khách.
Quy trình thực hiện¶
Bước 1 — Tạo hoặc mở báo giá¶
- Mở cơ hội (stage Cân nhắc đăng ký / Chuyển hợp đồng).
- Chưa có báo giá → New Quotation.
- Đã có → View Quotation.
- Kiểm tra đúng khách và cơ hội.
Bước 2 — Kiểm tra thông tin báo giá¶
Kiểm tra: Khách, Nhu cầu, Chương trình, Thị trường, Năm CT, Pricelist, mã HĐ, Order Lines, tab Other Info.
Sai Nhu cầu/Chương trình/Thị trường/Năm → sửa Opportunity trước, không chọn sản phẩm “gần đúng”.
Bước 3 — Discount / Promotion¶
Voucher → Discount + note. Ưu đãi công ty → Promotion + kiểm tra điều kiện.
Bước 4 — Gửi email¶
- Kiểm tra email khách.
- Gửi email → trạng thái Báo giá đã gửi.
- Thiếu email → bổ sung → gửi lại.
- Ghi Lognote nếu có trao đổi quan trọng.
Bước 5 — Confirm¶
- Xác nhận khách đồng ý.
- Kiểm tra ngày sinh, địa chỉ, Other Info (Docs).
- Confirm → Đơn bán hàng.
- Thiếu thông tin → bổ sung → Confirm lại.
- Kế toán trả đơn → sửa theo yêu cầu → ghi Lognote.
Sau Confirm: cơ hội tự Thành công; tiếp tục xử lý hợp đồng với kế toán.
Lỗi thường gặp¶
| Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|
| Không có đơn giá sản phẩm | Kiểm tra Opportunity + Pricelist |
| Pricelist / mã HĐ sai | Sửa Nhu cầu, CT, Thị trường, Năm trên Opportunity |
| Discount thay Promotion | Dùng lại Promotion; báo KT nếu cần |
| Promotion không áp dụng | Kiểm tra campaign, check-in, Related Contacts |
| Gửi email thiếu email KH | Bổ sung email |
| Confirm thiếu ngày sinh/địa chỉ | Bổ sung trên hồ sơ KH |
| KT trả đơn thiếu thông tin Docs | Bổ sung Other Info |
| Đổi SP trước ký | Sửa Opportunity, không sửa tạm báo giá |
| Đổi SP sau ký | Cơ hội mới + đơn mới; KT hủy đơn cũ |
| Confirm khi KH chưa đồng ý | Không Confirm |
Checklist TVV¶
- [ ] Cơ hội đủ điều kiện; New vs View Quotation đúng
- [ ] Pricelist, mã HĐ, Order Lines đúng
- [ ] Other Info đủ (định cư / du học)
- [ ] Discount + note (voucher) hoặc Promotion (CT công ty)
- [ ] Email gửi → Báo giá đã gửi
- [ ] Khách đồng ý → Confirm → Đơn bán hàng
- [ ] Lognote đầy đủ; hiểu KPI / hủy đơn / chuyển điểm
Bài thực hành¶
| Bài | Nội dung |
|---|---|
| 1 | Kiểm tra báo giá, Pricelist, Order Lines, Other Info |
| 2 | Phân biệt Discount vs Promotion |
| 3 | Gửi email + xử lý thiếu email |
| 4 | Confirm + bổ sung ngày sinh/địa chỉ |
| 5 | Khách đổi SP sau ký → cơ hội/đơn mới |
| 6 | KPI: hủy hoàn tiền vs không hoàn; chuyển điểm cùng/khác kỳ |
Xem lại: Tạo Lead & Qualified | Pipeline cơ hội | Đơn bán — giao hàng & hóa đơn